Como es conocido por trabajadores y empleadores el expediente laboral es el legajo que contiene los datos y antecedentes de la historia laboral del trabajador, debiendo ser utilizado como documento de registro y consulta para el empleo y el examen del desempeño laboral del trabajador
Por: Arturo Manuel Arias Sánchez
Con celeridad respondo la interrogante que encabeza esta digresión: ¡No! ¡Sí es posible tener dos expedientes laborales! ¡Nada se opone!
Vuelvo sobre el tema, tratado en otras oportunidades, en razón de su reiteración en el ámbito del empleo.
Como es conocido por trabajadores y empleadores, el expediente laboral es, de acuerdo con el artículo 88 de la derogada Resolución Número 8 de 1 de marzo de 2005, denominada Reglamento General sobre Relaciones Laborales, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, el legajo que contiene los datos y antecedentes de la historia laboral del trabajador, (…), debiendo ser utilizado como documento de registro y consulta para el empleo, la promoción, la capacitación y desarrollo y el examen del desempeño laboral del trabajador. (…).
Tal definición se adecua a los propósitos de este artículo toda vez que la legislación laboral vigente no la ofrece, vale decir, el Código de Trabajo y su Reglamento.
Así pues, el expediente laboral es un jalón histórico en la trayectoria ocupacional de los empleados y deviene como punto de referencia para ponderar su desempeño a lo largo de los años, devenido o no en antecedente de credibilidad de su idoneidad demostrada, amén de conductual disciplinario.
Aquella norma, además, disponía la custodia institucional del expediente laboral cuando el asalariado causaba baja en el centro, hasta tanto fuera requerido por otra entidad, con la que el trabajador formalizaba una nueva relación de trabajo; desde el año 2014, la custodia del documento correspondió al propio trabajador, quien se vio, a partir de entonces, compelido a presentarlo al nuevo centro de trabajo.
Como colofón del asunto, tanto la custodia institucional como la personal del expediente laboral, dejó mucho que desear y no brindó su plena conservación al legajo registral: harto conocidos son los casos de extravío o deterioro, parcial o total, por uno y otro, del dichoso documento, tendencia que parece que se prolongará hasta tanto no se digitalice el expediente de marras, pero, premonitoriamente, avizoro que no pocas de sus tarjetas magnéticas, en bolsillos de los empleados, sufrirán igual suerte que los amarillentos papeles que moran en los expedientes de trabajo.
Retomo el hilo digresivo.
A tono con la legislación laboral vigente, corresponde a las entidades la confección o actualización del expediente laboral de los trabajadores; así se pronuncia:
Del Código de Trabajo[1]
Artículo 33. La entidad, cuando la legislación lo disponga, confecciona o actualiza el expediente laboral de los trabajadores, donde se registran los datos de su historia laboral y el registro de los tiempos de servicios y salarios devengados a los fines de la seguridad social. El trabajador o su representante, tiene derecho a examinarlo en cualquier momento.
Del Reglamento[2] del Código de Trabajo
Artículo 17. En correspondencia con lo establecido en el artículo 35[3] del Código de Trabajo, la entidad confecciona o actualiza en un término que no exceda de quince (15) días, el expediente laboral del trabajador con el que establece una relación de trabajo por un período superior a seis (6) meses.
De su lectura se colige que solo se confecciona o actualiza el expediente laboral del trabajador cuando este formaliza una relación de trabajo por un período superior a los seis meses; en otras palabras, en un contrato de trabajo por tiempo determinado, suscrito por un período igual o inferior a tal lapso, no se confecciona ni actualiza el expediente laboral del contratado.
Así las cosas, supongamos que un trabajador formaliza una relación laboral con cierta entidad, y finalizado exitosamente el período de prueba a que fue sometido, pactado en noventa días, la administración, bajo el aquiescente pronunciamiento del comité de expertos, decide modificar el nexo jurídico por un contrato de trabajo por tiempo indeterminado, llamado popularmente “fijo”; y es entonces que el empleador, amparado en los términos señalados en el supracitado artículo 17 del Reglamento del Código de Trabajo, exhorta al trabajador a traer su expediente laboral al área de gestión de capital humano de la entidad y, transcurridos varios días, al no presentar el documento solicitado, el empleador decide andar una de estas dos encrucijadas ciegas del empleo: dar por terminada la relación laboral del trabajador o aplicarle una medida disciplinaria por la omisión de su actuación ante el requerimiento formulado.
En el primer caso, la decisión tomada carece de causa legal de terminación de la relación laboral por iniciativa del empleador, de entre las contempladas en el artículo 49 del Código de Trabajo, dado que, la no presentación del expediente laboral del trabajador en los términos establecidos, no califica como tal, máxime si se trata de un contrato de trabajo formalizado por tiempo indeterminado, cumplidas sus exigencias y formalidades contractuales.
En la segunda decisión administrativa, tan desacertada como la primera, tampoco existe violación disciplinaria tipificada en el artículo 147 del Código de Trabajo que recoja tal supuesto de hecho, para aplicar un correctivo disciplinario por la omisa conducta del trabajador; lo más que se le aproxima es el inciso l) de dicho artículo que plasma lo que sigue:
Se consideran violaciones de la disciplina de trabajo las siguientes:
(…);
l) modificar el expediente laboral o aportar documentos carentes de autenticidad para obtener beneficios laborales o de seguridad social mediante engaño.
Y es obvio que, alegar la modificación del expediente laboral o la aportación de documentos carentes de autenticidad en él, como violación disciplinaria del trabajador, sería una burda calificación legal para el empleado negligente que no entrega su expediente laboral de acuerdo con lo preceptuado.
¿Qué hacer, entonces?
Lo ajustado a la ley y al decoro, es confeccionar el expediente laboral del trabajador de nuevo ingreso a la entidad, bajo los fundamentos de los artículos 33 y 17 del Código de Trabajo y su Reglamento, respectivamente; si el recién empleado no desea aportar en la oportunidad su legajo laboral, por una causa u otra, justificada o no, en nada contradice el mandato de aquellos y, llegado el momento, si procediera su jubilación por edad o una pensión por invalidez total, de origen común, sin acreditar los tiempos de servicios exigidos para su concesión, el perjudicado sería el propio trabajador, al actuar de aquella necia manera cuando ingresa en la entidad, donde ahora, potencialmente, podría irrumpir inesperadamente, uno de estos riesgos en la vida laboral de los asalariados.
De igual modo, en nada contradice lo regulado, si el trabajador aporta su expediente laboral varios meses después de suscrito el contrato de trabajo por un período superior a seis meses o por tiempo indeterminado: se uniría el nuevo expediente laboral al viejo, cuya conjunción aportaría la plena trayectoria laboral del trabajador.
Para finalizar la digresión que me ocupa, parodio al célebre fabulista griego Esopo (siglo VI antes de Cristo) al sostener que cuando se necesitan brazos, el socorro en papeles no sirve de nada. Saque usted, amigo lector, sus propias conclusiones.
[1] Ley Número 116 de 20 de diciembre de 2013.
[2] Decreto Número 326 de 12 de junio de 2014.
[3] Gazapo jurídico del legislador: el artículo correcto es el número 33.
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